どうも、モンペです。
今日は、公務員の職場におけるIT環境について、ちょっと書いてみようと思います。
公務員の職場は、かなり時代に取り残されていると感じます。
というのも、IT環境の整備が、非常に悪い。
パソコン事情
公務員の仕事は、技術職でない限り、事務処理が基本。文書作成ソフトによる文書の作成、表計算ソフトでの金額計算や数値の集計は必須の業務となります。
そんな中、今でこそ１人１台のパソコンを利用可能となっていますが、数年前までは、共同のパソコンを交代で利用して仕事をしているという職場もありました。
明らかに、時代遅れですよね。
また、使用しているパソコンは、かなり年数が経っているものが多く、OSの更新やWord、Excelのバージョン更新も、期限切れギリギリが当たり前。少し容量の大きいデータファイルを使用すると、フリーズしてしまう始末。
パソコン環境は、「快適」に作業するという状況からは程遠く、業務を処理するうえで「必要最低限」のレベル、といった状況です。
ネットやメール環境
公務員の場合、情報漏洩は非常に注意すべき事項。そのため、リスク管理の関係からか、ネットやメールの環境が整っていないところが多いです。
インターネットで調べ物をする場合も、アクセス制限によって閲覧できないホームページも多く、かなり不便。そのため、自前のスマホを利用してネット検索することも・・・。
また、これは特に市町村役場に多い印象を受けますが、ネットへのアクセスやメールの送受信が、特定のパソコンからしかできないことも、しばしば。市町村の方とやり取りをするためメールを送信しても、確認してもらうまでに時間を要することも多々あります。
情報漏洩リスクの管理を優先させるというのは分かりますが、インターネットでの調査、メール送受信など、普段の生活では当たり前にできるようなことに対しても、ストレスを感じることが多いです。
利用システム環境
財務関係、入札関係、総務関係、税務関係など、業務上、自前で整備したシステムを利用して作業することも多いです。
しかし、そのシステムの使い勝手は、良いとは言えない。やはり、業務を処理する上で必要最低限のレベル。
本来は、全自動で処理できそうなことも、システムが対応していないという理由で手動処理が必要になったりするなど、本来のシステム導入の目的である「業務の効率化」が十分に図られていないものも多々あります。
手動作業が必要となれば、当然、ミスも発生しやすい。中途半端に自動化されているので、さらにタチが悪い。
システムの仕様を十分理解していないと、自動化されていると勘違いして処理を行うため、ミスが発生しやすくなってしまう。
また、システム化されいないものも多く、複雑な数式を組み込んだExcelシートでの作業もたくさんあります。（公務員は、Excelによる処理が大好きみたいです（笑））
しかし、そういうExcelシートを作成する能力を持った職員は希少で、Excelシートを作成した人が人事異動でいなくなってしまうと、改修が必要になった時に対応できず、手間のかかる手動処理に戻ってしまうなんてことも。
とにかく、便利なシステムを利用して「業務を効率化」するという状況からは、かなり遠い位置にいます。
今後はどうなるのか
ここで紹介したように、現状、公務員の職場環境は、IT化からほど遠い位置にあると感じます。
情報化社会において、これで良いのか？と疑問になりますが、予算の都合もあるんでしょうね。職場のIT環境を大きく改善させるのは非常に難しい。
そのため、組織全体としての改善を願うよりも、Excel等の知識を充実させて、個人レベルで、作業効率を高める対策を取る方が良いと思います。
これから公務員を目指すのであれば、ぜひ、ExcelやWordで利用できる業務効率化の知識を身につけ、できれば、マクロを組めるとか、様々な数式を利用できるように勉強しておくことをお勧めします。
