どうも、モンペです。
今日は、公務員の業務を行う上で身につけておいた方が良いスキル「差し込み印刷」について。
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皆さんは、Microsoft officeのWordで使える機能「差し込み印刷」について、利用したことはありますか？
差し込み印刷とは
差し込み印刷とは、ハガキなどの宛名印刷などに使用したり、定型の文書の一部（相手の名前や、日付、金額など）を、複数の内容に修正しながら作成する場合に活用すると便利な機能です。
Excel等で一覧表を作成して、その内容をWordファイルの方へ差し込みすることにより、いちいちWordファイルの内容を修正することなく、一括で複数の文書を作成することができます。
公務員の仕事で使用する場面
この差し込み印刷ですが、公務員の仕事では活用する機会が多くあります。
複数の相手に対して、一部分の内容が異なる同一の文書を作成して送付するような場合、一般企業であれば外部に委託したり、専用のシステムなどを用いて簡単に作成・送付できるようになっているのかもしれません。
しかし、公務員の業務処理においては、そのような外部委託や専用のシステムを用いることは稀です。基本的には、自分たちでWord等を使って作成します。
特に、公務員の業務では、通知文書を作成するような事務が非常に多いです。
それも、相手は少数ではなく、県庁の業務であれば、県内市町村すべてに対して各々異なる内容の通知文書を作成して送付したりします。
よく遭遇する業務としては、「補助金の交付通知の文書」。
それぞれの市町村に送付するために、市町村ごとに金額が異なる通知文書を作成する事務です。
そのような事務の場合、Wordの文書を１つずつ編集するという方法でも問題ないですが、とても時間がかかります。
Excelシートで市町村名ごとに日付や金額を一覧表にしておき、Wordに差し込み印刷をすれば、かなり効率よく大量の文書が作成できます。
身につけるために
この差し込み印刷のスキルを身につけるために、日常の生活で使えるものが「年賀状」です。
年賀状の宛名書きに差し込み印刷を用いることで、生活で必要な作業の中で、業務に使えるスキルを身につけることができます。
全く利用したことが無いという方は、まずは本などで勉強してみると良いかもしれません。
まとめ
公務員の業務、事務処理においては、この「差し込み印刷」の機能を活用できる場面が非常に多くあります。
なので、合格が決まっている方は、ぜひ、就業するまでの間に、この「差し込み印刷」のスキルを習得してみてください。
確実に業務の効率化を図ることができると思います。
